5 Tips para el éxito en la administración de proyectos

¿QUÉ SE NECESITA PARA HACER SU PROYECTO EXITOSO?

Asegurar el éxito de tu proyecto sea Lean – Six Sigma o  Administración de proyectos convencional con algunos simples pasos. Evitar las dificultades comunes no es algo tan complicado, se trata simplemente de tomar ciertas precauciones.

A continuación se describen los 5 pasos para el éxito.

1. Propiedad

Asegúrate de que tienes el apoyo del Director de la empresa (patrocinador del Proyecto). Debe haber comunicación directa entre el patrocinador y los interesados del proyecto. El mensaje debe ser, “el proyecto es cosa seria, esto va a suceder, así estés o no con nosotros”.

Se cuidadoso como el administrador del proyecto que eres y asegúrate que el patrocinador no tome el rol del administrador del proyecto?

2. Interacción

Interactúa con tu equipo, no solamente para actualizaciones en el proyecto, si no para realizar una lluvia de ideas o la introducción de nuevos proyectos. Crea grupos de trabajo más específicos o más técnicos para ciertos problemas de acuerdo a las necesidades y elabora reportes (minutas) con los resultados de cada reunión para las futuras reuniones.

Confirma que se les haya dicho a todos los interesados que reúnan sus requerimientos y que continuarán trabajado contigo durante el transcurso del proyecto.

3. Administración del proyecto

Asegura que el propósito, los requerimientos y el alcance son claramente definidos y documentados. También asegúrate de que los interesados lo entienden y lo aprueban. Apégate disciplinadamente al plan de actividades hasta alcanzar los resultados y si se requiere realizar cambios aplícalos dentro de un proceso de cambio administrativo donde estén documentados, justificados y después apruébalos.

Creando un plan sólido y una estrategia para el comienzo, todos sabrán que es lo que están haciendo y cuáles son las actividades (milestones) que tienen para enfocarse. Haciendo esto, el tiempo en la organización es optimizado y eso también significa que como un administrador de proyectos pasarás mucho menos tiempo organizando o ciertamente tratando con problemas provocados por falta de claridad. En el liderazgo  de manera integral,  el tiempo de organización es una habilidad básica para los administradores del proyecto. Si no puedes manejar tu propio tiempo, como esperas administrar tus equipos? Pregúntate cada día ¿Qué hiciste para avanzar en el proyecto?. Planea tu siguiente día,  ¿Qué vas a hacer para asegurar que tu proyecto continúe? Planea tu tiempo, administra tus recursos con un toque ligero de comunicación efectiva. Con un poco de tiempo en organización, el éxito llegará más fácil.

4. Expectativas

Una forma de evitar esto es dividir el proyecto en “partes pequeñas” o fases. Compara esto a una maquina de salchichas, donde colocas material crudo en un inicio y sale un producto pequeño y perfectamente formado al final. Lo mismo puede pasar con proyectos donde tomas pequeños paquetes de requerimientos y los colocas en la maquina, produciendo diversos resultados a través de la vida del proyecto. De esta manera diriges las expectativas haciendo entregas frecuentes para demostrar que puedes satisfacer las necesidades realmente. Este enfoque asegura que el proyecto cumple con las expectativas de los clientes dándoles una temprana visibilidad de lo que estas construyendo.

5. Comunicación

Cualquier proyecto está predestinado a fallar si carece de un buen plan de comunicación. Necesitas descifrar la mejor manera para trabajar con tu equipo o compañeros. La interacción y colaboración es vital. Crea un buen flujo de reportes (minutas), llamadas y juntas. Esto no solamente asegura el seguimiento de los próximos pasos de tu proyecto, puntos de acción y los riesgos, también mantiene las entregas (entregables) del proyecto transparentemente para todos los implicados… incluyendo finanzas. Mantener una revisión durante el camino no solo significa que puedes mapear lo que está sucediendo, si no detectando potenciales fallas de tu proyecto.

Los problemas de comunicación a menudo son los más difíciles de resolver. Una comunicación constante y una cercana relación de trabajo con el cliente ayudarán.

Lo que necesitas realmente es una persona quien entienda el negocio y la operación igualmente. Si puedes identificar a esa persona asegúrate de estar al pendiente de él, ellos son realmente valiosos. Si no puedes encontrar a esa persona, la siguiente mejor opción es tener a dos personas, una del negocio y una de la operación. Mediante el trabajo unido y el intercambio de información, se pueden minimizar cualquier problema de comunicación.

Para finalizar te recomendamos que estés en contacto con todos los interesados a lo largo del proyecto. Asegúrate de que todo mundo sepa lo que necesitan saber para tomar decisiones y hacer el trabajo. Analiza el estado de la información para crear reportes. Se puntual y decisivo.